제 696 호 상황에 맞는 메일 작성법
코로나 19가 장기화하면서 비대면 수업/업무가 늘어나 메일을 작성할 일이 많아졌다. 메일은 글을 비대면으로 전달하는 것이기에, 어떻게 작성하느냐에 따라 작성자의 인상에 영향을 미칠 수 있다. 대면과 마찬가지로 메일에서도 공적 예의를 지키는 것은 당연히 중요하다. 그러나 공식적인 메일을 작성해 본 경험이 부족한 대학생들은 메일 작성에 어려움을 겪기도 한다. 그렇다면 메일을 잘 작성하고 잘 전달하는 데 필요한 요소로는 무엇이 있을까? 다양한 상황에 맞는 메일 작성법에 대해 알아보자.
따뜻한 인사 전하기
요즘 같은 코로나 시국에는 ‘마스크’와 ‘건강’과 관련한 요소를 이용하여 ‘코로나로 힘겨운 요즘인데 평온한 하루 보내시기 바랍니다.’, ‘마스크로 답답하지만, 마음만은 상쾌한 한 주 보내시기 바랍니다.’처럼 끝인사를 전달할 수 있다. 요일과 시간대별 상황에서는 월/화/수요일에는 ‘한 주의 시작’, ‘파이팅’과 관련한 요소를 이용하여 ‘첫 단추가 중요하다고 하는 만큼, 월요일이지만 힘내서 한 주를 잘 뚫고 나가시기를 응원하겠습니다.’로 메일을 마무리할 수 있다. 목, 금요일에는 ‘한 주의 마무리’, ‘주말에 대한 기대’와 관련한 요소를 이용하여 ‘다가오는 주말 동안 행복한 시간 보내시길 바랍니다.’ 등 기분 좋은 마무리를 통해 좋은 이미지를 전달할 수 있다.
교수님께 보내는 메일 형식
교수님께 메일을 작성할 때 주의해야 할 점에는 어떤 것이 있을까? 먼저 내용을 알려주는 제목이 필요하다. 제목은 메일이 어떤 목적을 가지고 있는지 전달하는 역할을 하기 때문이다. 또한 누구인지 밝히지 않으면 정확한 답변이 어려우므로 본인의 학과, 학번, 이름, 강의명과 분반을 정확하게 명시하여야 한다.
내용은 간결한 게 좋다. 너무 긴 메일은 가독성을 떨어뜨리기 때문이다. 자신이 말하고자 하는 내용을 정중한 어투로 전달하는 것이 중요하며, 정확한 호칭과 문법을 지켜야 한다. 은어와 약어 등의 사용은 피하는 것이 좋다. 교수님께 질문하는 경우, 본인이 이 질문을 해결하기 위해 어떤 노력을 했는지를 서술하는 것이 효과적이다. 메일의 끝에는 날씨나 건강, 수업과 관련된 이야기, 교수님이 알고 싶어 할 정보, 수업과 관련된 뉴스 기사 등을 언급하여 마무리한다면, 더 인상적인 이메일이 될 수 있다.
일부 해외 대학에서는 상황에 맞는 이메일 형식을 제공하기도 한다. 대학에 따라 내용이 조금씩 다르기는 하지만, 대체로 이하의 규칙을 포함하고 있다. 먼저, ‘Dear Dr. Smith; Sincerely, Your Name’ 등의 형식을 지켜야 한다. 우리나라에서 웃어른에게 ‘올림’이나 ‘-께’와 같은 말을 쓰는 것처럼 해외에서도 웃어른에게 지켜야 할 예절이 존재하기 때문이다.
기업에서의 메일 작성법
기업에서 메일은 업무를 처리할 때는 물론이고, 거래처와 연락을 할 때도 요긴하게 사용된다. 그렇기에 격식을 갖추는 것이 무엇보다도 중요하다. 비즈니스 메일을 작성할 때 주의해야 할 점에는 어떤 것이 있을까? 먼저 제목을 작성할 때는 발신자와 목적을 명확히 밝혀야 한다. 메일의 제목은 ‘[상명대학보사] 1차 원고 제출합니다.’와 같이 발신인이 누구인지, 어떤 내용이 담겨있는지 명시하는 것이 중요하다. 이때, 닉네임으로 메일을 보내지 않도록 주의해야 한다. 회사용 업무 메일의 경우 닉네임이 사용된 메일 주소는 수신자에게 혼란을 주기 때문이다.
또한, 참조를 활용해야 한다. 대학생은 참조를 활용해 본 경험이 적어, 참조의 기능이 무엇인지 모르는 경우가 많다. 참조란 지금 보낸 사안에 정보를 같이 받아야 하는 사람들의 목록을 적는 곳이다. 업무를 파악하고 있어야 하는 관리자는 중요한 업무 메일을 주고받을 때 참조에 포함해야 한다. 숨은 참조는 참조와 비슷한 의미지만, 수신자에게 참조자를 숨기고 싶을 때 사용한다.
메일의 내용은 간결하게 작성하고 앞부분에 용건이 들어가면 효과적이다. 격식을 갖추는 것도 중요하다. 업무용 고급 어휘를 사용해야 하며, 해외 기업으로 메일을 보낼 때에는 “Dear Mr. Rivera” 등의 형식을 사용한다. 이때 첨부해야 하는 파일이 누락되지 않았는지 확인하는 과정도 필수적이다. 마지막으로, 메일 하단에는 연락처와 담당자, 서명을 첨부한다. 서명은 상대방에게 신뢰를 줄 수 있는 중요한 부분이며, 서명이 있어야 수신인이 회신하기 편리하다. 일부 회사의 경우 메일 등의 문서를 보낼 때 회사 마크를 사용하도록 규정되어 있다. 관련 규정을 찾아보고 존재한다면 회사 마크를 사용하자.
상황에 맞는 메일작성의 필요성
코로나 19로 인해 비대면으로 업무를 처리하는 경우가 많아지고 있다. 코로나 19가 종식된다 하더라도 비대면 업무의 중요성은 이전보다 부각될 것이다. 이런 변화와 함께, 메일은 앞으로 상대방과의 첫인상을 결정하는 중요한 요소가 될 것이다. 상황과 장소에 따라 맞춰 입어야 하는 옷이 존재하듯이, 이제 메일도 상황에 맞춰 효과적으로 작성해보자.
지수아, 김지현 기자
